Менеджер компании погиб в дорожной аварии, возвращаясь из командировки. При нём осталась корпоративная карта с частично потраченными деньгами компании и несколько чеков, которые он не успел сдать в бухгалтерию. Работодатель не понимал, как правильно закрыть этот вопрос и не нужно ли требовать что-то с семьи погибшего.
Бухгалтерии необходимо закрыть авансовый отчёт на основании имеющихся первичных документов, которые удалось собрать, — если часть документов утрачена, организация вправе списать неподтверждённые суммы в установленном внутренними правилами порядке.
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Обязаны ли наследники возместить неподтверждённые расходы | Как правило, нет |
Как правило, нет — обязательства по авансовому отчёту являются трудовыми, а не гражданско-правовыми долгами сотрудника, поэтому наследственное право в данном случае напрямую не применяется.
Допустим, на корпоративной карте менеджера числилось 45 000 рублей, из которых по чекам, найденным при нём и в его вещах, удаётся подтвердить 30 000 рублей обоснованных командировочных расходов (гостиница, такси, питание в пределах лимита). Оставшиеся 15 000 рублей формально остаются неподотчётными — компания вправе списать их как невозвращённый подотчёт, но взыскивать эту сумму с семьи погибшего работодатель не может: обязанность отчитаться об использовании подотчётных средств была личной обязанностью самого сотрудника перед работодателем в рамках трудовых, а не гражданско-правовых отношений, и она не переходит по наследству в том виде, в каком переходят обычные гражданские долги.
С точки зрения бухгалтерского учёта работодатель оформляет списание непогашенной подотчётной суммы как прочий расход компании после того, как трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, а взыскать долг с наследников юридически невозможно. Обычно для этого требуется акт о невозможности взыскания подотчётной суммы и приказ о списании — это внутренняя процедура компании, не требующая согласия или участия семьи погибшего сотрудника.
Если помимо карты у сотрудника на руках оставалось иное имущество компании — служебный ноутбук, телефон, автомобиль, — работодатель вправе (и должен) обратиться к семье с просьбой вернуть это имущество, поскольку оно изначально не принадлежало сотруднику лично, а было предоставлено во временное пользование для работы. Это не долг и не наследственное обязательство — это просто возврат чужой собственности, о котором можно договориться напрямую с родственниками без привлечения наследственного дела вообще.
Корпоративная карта и находящиеся на ней средства принадлежат самой организации, а не сотруднику лично, — сотрудник выступал лишь держателем карты для совершения расходов в интересах компании, поэтому остаток средств на такой карте не входит в личное наследство умершего.
Бухгалтерии компании необходимо закрыть авансовый отчёт на основании имеющихся первичных документов (чеков, квитанций), которые удалось собрать, — если часть документов утрачена, организация вправе списать неподтверждённые суммы как расходы в установленном внутренними правилами порядке, а не требовать их с наследников.
Как правило, нет — обязательства по авансовому отчёту являются трудовыми, а не гражданско-правовыми долгами сотрудника, и наследственное право в данном случае напрямую не применяется, поскольку это внутренний вопрос учёта расходов компании, а не личное имущественное обязательство умершего перед третьим лицом.
Да, компании целесообразно уведомить банк о необходимости заблокировать корпоративную карту в связи со смертью держателя и назначить нового ответственного сотрудника, если карта нужна для дальнейшей работы, — это стандартная административная процедура внутри организации.
Такая компенсация, поступившая на личный счёт сотрудника, становится обычными денежными средствами на его личном счёте и, соответственно, входит в наследственную массу на общих основаниях, в отличие от остатка на корпоративной карте, принадлежащей компании.